L’organisation d’un événement est le défi de toute entreprise, notamment celui du département ou de la direction de la communication. Elle nécessite l’implication de toute l’équipe, mais surtout une meilleure planification et beaucoup de créativité. L’éclairage peut également jouer un rôle essentiel pour améliorer votre visibilité. Découvrez dans ce guide les conseils pour illuminer votre événement et gagner le cœur de vos cibles.
Stratégie de communication pour un événement : les techniques pour communiquer
Pour accroître votre visibilité, ornez les lieux stratégiques par une signalétique lumineuse. L’organisation d’un événement nécessite une bonne préparation. Cela implique la mise en place d’une bonne stratégie de communication, car il est important de considérer tous les risques pouvant survenir. Un bon plan de communication pourra vous aider à gérer votre événement sans difficulté et à couvrir tous ses aspects négatifs.
Privilégiez les outils de communication tels qu’un ballon publicitaire exterieur, par exemple, pour vous démarquer et pour que vos convives puissent facilement repérer le lieu où se déroulera votre événement. Voici les différentes techniques pour le communiquer :
Utilisez la relation publique pour diffuser votre événement
Elle permet de sensibiliser votre cible grâce aux messages diffusés dans les médias et la presse. Elle renforce aussi la crédibilité de votre marque.
Identifiez votre public et votre message clé
Identifiez votre public cible (qui il est, où il se trouve, ce qui le caractérise et le rend unique), puis déterminez le message qui lui correspond (son importance, l’action qu’il suscite…). À partir de cela, vous pourrez définir les canaux de communication adaptés pour développer votre visibilité.
Écoutez vos clients et vos participants
Prenez le temps de discuter avec vos clients et vos participants pour connaître leurs besoins ainsi que leurs avis sur votre marque. Vous pourrez ensuite utiliser ces éléments pour créer vos contenus.
Créez un plan de match au préalable
C’est une étape importante pour lancer un événement d’envergure. Ce plan doit inclure :
- les objectifs de l’événement ;
- le message à transmettre ;
- les participants à l’événement ;
- le budget ;
- le calendrier ou l’échéancier de chaque étape ;
- le plan de marketing ou des relations publiques ;
- le choix de la personne qui va piloter et exécuter chaque processus.
Découvrez votre public et votre événement
Faites connaissance avec vos participants et définissez ce que votre événement peut leur apporter. Tous vos efforts doivent être centrés sur eux. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- que recherchent-ils ?
- comment définir la communication de la marque pour que les participants soient conquis ?
Créez un message qui incite à acheter
Pour susciter l’enthousiasme et l’intrigue du public, vous devez créer un message qui renforce la valeur de sa participation à votre événement. Faites correspondre ce message à ses besoins, en vous référant aux avis recueillis. Demandez ensuite au service chargé des relations publiques d’engager et d’inviter les membres de la presse à votre événement.
L’importance de la lumière lors de votre évènement
Un bon éclairage peut assurer le succès de votre événement. Voici les raisons pour lesquelles il ne doit pas être négligé :
- il permet de mettre l’accent sur les personnes ou les objets clés de l’événement pour qu’ils soient le centre d’attention du public. Ainsi, vous pouvez présenter vos produits et faire parler de votre marque à vos invités pour qu’ils s’en souviennent le plus longtemps possible ;
- il permet de dissimuler les aspects négatifs de l’événement en y créant des zones sombres ou en y projetant des ombres ;
- il permet d’accentuer les éléments valorisants ;
- il affecte l’humeur des participants. Les éclairages peuvent rendre les espaces plus chaleureux. Une lumière peut, par exemple, renforcer les émotions et diffuser une énergie positive. Vous pouvez également jouer avec les couleurs de votre logo pour susciter l’émotion. À titre d’exemple, le jaune évoque la chaleur, le bleu signifie le calme, le rouge est synonyme de passion, etc.
- il peut créer de la magie lors des événements. Provoquant de l’illusion, les lumières permettent aussi de transformer l’apparence des lieux en jouant avec l’intensité, la couleur, le motif et l’angle de l’éclairage. Il peut offrir une expérience unique aux invités ;
- il permet de raconter une histoire. En l’association à une musique rythmée, vous captiverez la foule vers un élément clé du spectacle ;
- il permet de décorer les lieux et de personnaliser l’événement à votre image. Ainsi, vous pouvez utiliser des éclairages correspondant à votre thème ;
- il peut promouvoir votre marque gratuitement. Un éclairage élaboré, décoratif et attrayant encouragera vos participants à prendre des photos et à les partager sur les réseaux sociaux ;
- il permet de rassurer vos invités, en les orientant pour aller aux toilettes, au parking, à l’entrée, etc.
Les conseils pour utiliser les lumières lors de votre évènement
L’éclairage peut contribuer à la réussite d’un événement. Toutefois, il est indispensable de tenir compte de son emplacement, de la densité des lumières, des couleurs et des motifs à utiliser, en fonction de l’objectif prédéfini. Voici quelques astuces pour utiliser les lumières lors de votre événement :
- déterminez le type et le lieu de l’événement ;
- déterminez le nombre de participants ;
- définissez comment vous comptez servir la nourriture (buffet, service à table…) et tenez compte de la dimension des tables et des centres de table ;
- déterminez le thème de votre événement ;
- définissez les technologies nécessaires ;
- planifiez le chargement et le déchargement des matériels ;
- organisez les installations de tous les fournisseurs engagés pour la réalisation de l’événement ;
- planifiez la logistique des matériels (salle supplémentaire pour les stocker) ;
- tenez compte des règlements municipaux ou d’autres règlements relatifs aux installations ;
- créez un plan de projet ;
- mettez en évidence les zones à fort trafic ;
- utilisez des lumières LED ;
- jouez avec les couleurs ;
- étudiez les effets de l’éclairage ;
- prévoyez un éclairage extérieur ;
- développez votre créativité.
Eclairis — votre allié événementiel
Eclairis est un expert en organisation évènementielle. Il se charge principalement d’optimiser votre visibilité en vous proposant différents services tels que : des éclairages, des ballons éclairants et des décorations lumineuses pour rendre votre évènement unique. Eclairis propose des produits sur mesure pour répondre au mieux à vos besoins et à votre stratégie de communication.